Dokumentacja pracownicza stanowi fundament zarządzania kadrami w każdej organizacji. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale także kluczowe narzędzie w rękach specjalistów HR, umożliwiające efektywne administrowanie zasobami ludzkimi. Posiadasz własny biznes i zatrudniasz inne osoby? Te informacje są właśnie dla Ciebie.
Od dokładności i kompletności dokumentacji pracowniczej zależy nie tylko prawidłowość procesów wewnętrznych, ale także bezpieczeństwo prawne pracodawcy i pracownika. Właściwie prowadzona dokumentacja to także odbicie kultury organizacyjnej firmy, świadczące o jej profesjonalizmie i podejściu do kwestii zatrudnienia. Co powinny zawierać taka akta? Ile czasu muszą być przechowywane?
Spis treści
Dokumentacja pracownicza – co to jest?
Dokumentacja pracownicza to zbiór wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących zatrudnionego pracownika. Jej zawartość to: akta osobowe pracowników (A, B, C, D, E) oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Wszystkie dokumenty mogą być prowadzone w wersji papierowej albo elektronicznej.
Co musi zawierać dokumentacja pracownicza?
Akta osobowe w dokumentacji pracownika to:
- część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, obowiązki, oświadczenie RODO, BHP, badania lekarskie, wnioski o pracę zdalną czy akta potwierdzające kwalifikacje zawodowe),
- część C – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie, wnioski o urlopy itp.)
- część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
- część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy to:
- ewidencjonowanie czasu pracy oraz wnioski i zgody pracownika z tym związane,
- dokumenty związane z urlopami,
- poświadczenie wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Konsekwencje braku dokumentacji pracowniczej
Brak właściwie prowadzonej dokumentacji pracowniczej może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy, zarówno w aspekcie prawnym, jak i finansowym. Organy nadzoru, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy, mają prawo nakładać sankcje, które mogą obejmować grzywny za każdy stwierdzony przypadek naruszenia przepisów prawa pracy. Dodatkowo, w przypadku kontroli i stwierdzenia braków w dokumentacji, firma może zostać zobowiązana do pilnego uzupełnienia brakujących dokumentów, co wiąże się z koniecznością poświęcenia dodatkowych zasobów. Kara grzywny za niedopełnienie tego obowiązku wahają się od 1000 złotych do 30 000 złotych.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Wszystkie akta pracownika po ustaniu zatrudnienia muszą być obowiązkowo przechowywane przez pracodawcę. Jak długo? Podpowiadamy:
- przez 10 lat — w przypadku, gdy pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później,
- przez 10 lat — w przypadku, gdy pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018, pod warunkiem że pracodawca złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW)i raport informacyjny (ZUS RIA).
- przez 50 lat — w przypadku, gdy pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku.
W dwóch pierwszych sytuacjach okres przechowywania liczy się od od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu. W przypadku 50 lat, czas przechowywania rozpoczyna się od dnia ustania stosunku pracy.
Czym są e-akta?
E-akta to inaczej dokumenty pracowników w formie online. Zamiast wersji papierowej, możesz je gromadzić w wersji zdalnej, musisz jednak spełniać pewien warunek — posiadać podpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Co w przypadku, jeśli Twoi podwładni nie dysponują podpisem kwalifikowanym? Możesz przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, ale po podpisaniu ręcznym to do Ciebie należy obowiązek zeskanowania akt i opatrzenia ich Twoim podpisem kwalifikowanym.
Warto pamiętać, że wszystkie zasady dotyczące dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów w formie elektronicznej opisuje obowiązujące Rozporządzenie Ministra Rodziny, pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.