Krajowy System e-Faktur to program Ministerstwa Finansów, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. System ma ułatwiać i przyspieszać wystawianie tych dokumentów. Jakie zmiany czekają podatników VAT i od kiedy KSeF będzie obowiązywał każdego przedsiębiorcę?
Spis treści
- 1 Czym jest KSeF?
- 2 Jakie uprawnienia daje KSeF?
- 3 Kto musi korzystać z KSeF?
- 4 Jak wystawić e-fakturę ustrukturyzowaną?
- 5 Nowy wzór e-faktury od września 2023
- 6 KSeF – od kiedy dla wszystkich?
- 7 Niedopełnienie obowiązku dołączenia do KSeF – kary
- 8 KSeF odroczony
- 9 Nowy termin wprowadzenia KSeF – aktualizacja 30.04.2024
- 10 KSeF dopiero w 2026 roku
- 11 FAQ – popularne pytania i odpowiedzi
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur został wprowadzony w 2022 roku przez Ministerstwo Finansów w celu zgromadzenia faktur w jednym miejscu oraz ułatwienia przedsiębiorcom wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane występują w formacie XML na platformie ePUAP i funkcjonują obok faktur papierowych oraz elektronicznych. Rząd zakłada, że program do e-faktur zwiększy wysokość budżetu państwa z tytułu VAT i ograniczy działania kontrolne u przedsiębiorców przez administrację skarbową. W chwili obecnej korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak do czasu.
Jakie uprawnienia daje KSeF?
Jako użytkownik KSeF możesz:
- wystawiać lub mieć dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
- wystawiać faktury, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi,
- nadawać lub zmieniać uprawnienia korzystania z systemu.
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Jak wystawić e-fakturę ustrukturyzowaną?
Faktury ustrukturyzowane można wystawić poprzez narzędzia Ministerstwa Finansów lub przy użyciu innych programów komercyjnych. Pomimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, paragony z NIP możesz nadal wystawiać do końca 2024 roku.
Nowy wzór e-faktury od września 2023
Zmiany w e-fakturach dotknęły niektórych z nas już od 1 września 2023. Na platformie KSeF pojawił się wzór faktury elektronicznej z nową strukturą. Składa się z trzech części: danych obowiązkowych, niezbędnych i fakultatywnych. Sekcja obowiązkowa to najważniejsze informacje niezbędne do wystawienia dokumentu, czyli nazwa podmiotu, daty, rodzaj usługi. Sekcja danych niezbędnych musi być wypełniona w sytuacji, gdy wymagają tego konkretne okoliczności. Niewypełnienie tej części nie stanowi błędu krytycznego, ale prawdopodobnie będzie podstawą do korekty. Część fakultatywna to prawie połowa dokumentu, jednak pola w niej zawarte nie są obowiązkowe. Dotyczą np. cech produktu czy stopki faktury z dowolnym tekstem.
KSeF – od kiedy dla wszystkich?
Nowelizacja ustawy o VAT nastąpiła 16 czerwca 2023 roku i została już opublikowana. Zmiany związane z e-fakturami czekają również wszystkich czynnych podatników. Pierwotnie, wszyscy podatnicy mieli mieć obowiązek korzystania z systemu KSeF już od 1 lipca 2024 roku, a od 1 stycznia 2025 roku także osoby zwolnione z podatku. Jak się okazuje, Krajowy System e-Faktur został odroczony.
Niedopełnienie obowiązku dołączenia do KSeF – kary
Wraz z wejściem w życie obowiązku dołączenia do KSeF dla wszystkich podatników VAT, pojawi się również możliwość nakładania kar za niedopełnienie obowiązku wystawiania faktur w systemie. Kara będzie wynosić 100% podatku wykazanego na fakturze lub 8,7% kwoty, a będą nią objęte osoby, które:
- nie wystawiły e-faktury, a będą do tego zobowiązane,
- wystawiły fakturę niezgodnie z wzorem w czasie awarii systemu,
- nie wprowadziły do systemu w terminie faktur wystawionych w okresie awarii.
KSeF odroczony
Obowiązek wystawiania e-faktur został odroczony. Ministerstwo Finansów poinformowało w piątek 19.01.2024 o przesunięciu terminu wdrożenia KSeF w związku z koniecznością przeprowadzenia zewnętrznego audytu systemu informatycznego, w celu wyeliminowania wykrytych błędów w jego działaniu. Nowy termin wprowadzenia KSeF oraz czas trwania audytu na chwilę obecną nie jest znany. Wiadomo jedynie, że system nie wejdzie w życie w 2024 roku.
Nowy termin wprowadzenia KSeF – aktualizacja 30.04.2024
Podczas konferencji prasowej 26 kwietnia 2024 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o zakończeniu wcześniej zapowiadanego audytu systemu informatycznego Krajowego Systemu e-Faktur. Audyt wykazał szereg nieprawidłowości w jego funkcjonowaniu, które wpływały na wydajność i bezpieczeństwo KSeF. W czasie kontroli resort finansów zebrał też postulaty przedsiębiorców dotyczące konieczności uproszczenia systemu. W związku z tym, MF opublikowało projekt ustawy zmieniającej wcześniejszą ustawę, który zakłada opracowanie systemu od początku.
KSeF dopiero w 2026 roku
Zgodnie z założeniami nowego projektu ustawy, system będzie wprowadzany dwuetapowo. KSeF ma być obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 roku – dla dużych przedsiębiorstw, które w roku poprzednim przekroczyły 200 mln złotych obrotu,
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich przedsiębiorstw.
Ministerstwo Finansów powoli organizuje szkolenia dla przedsiębiorców z zakresu obsługi KSeF. Z kolei w styczniu 2025 roku ma zostać uruchomiona infolinia Krajowej Informacji Skarbowej obsługująca sprawy związane z KSeF.
FAQ – popularne pytania i odpowiedzi
Czy w KseF można wystawić fakturę proforma?
Nie, faktury proforma nie można wystawić w systemie KSeF. Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy z dn. 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W Krajowym Systemie e-Faktur można wystawić jedynie faktury ustrukturyzowane. Nie zaliczają się do tego dokumenty, które nie zawierają wszystkich obowiązkowych elementów faktury ustrukturyzowanej, np. numeru NIP.
Czy program KSeF jest dostępny w aplikacji mobilnej?
Na chwilę obecną program KSeF nie jest dostępny w aplikacji mobilnej. Do systemu można zalogować się przez portal Podatnik KSeF, z którego mogą skorzystać małe i średnie firmy. Nie wiadomo jeszcze, kiedy pojawi się w pełni dostępna i funkcjonalna aplikacja mobilna KSeF. Wiadomo jednak, że umożliwi ona wygodne, szybkie wystawianie i odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.
Jak zalogować się do KSeF?
Do systemu Podatnika KSeF można zalogować się internetowo na stronie rządowej. Logowania można dokonać poprzez autoryzację, np. Profilem Zaufanym lub bankowością mobilną. Z kontem można też powiązać się dzięki aplikacji e-Mikrofirma, która znajduje się w e-Urzędzie Skarbowym. Wcześniej jednak należy powiązać ze sobą oba konta, aby w pełni korzystać z ich integracji.
Co w przypadku awarii KSeF?
W przypadku awarii systemu KSeF (nie po stronie podatnika) użytkownik będzie miał możliwość wystawienia faktury w trybie offline. Dokument trzeba następnie opatrzyć kodem weryfikującym i przesłać do nabywcy zgodnie z preferowaną przez niego formą. Należy pamiętać, że taką e-fakturę podatnik musi w ciągu siedmiu dni umieścić w systemie. Jeśli awaria odbędzie się po stronie podatnika (np. brak internetu), użytkownik musi przesłać fakturę nie później niż następnego dnia roboczego.
Czy system KSeF jest bezpłatny?
Tak, system KSeF jest bezpłatny. Program nie pobiera żadnych opłat za korzystanie z systemu e-faktur. Jednak wdrożenie KSeF w firmie może wygenerować koszty poboczne związane np. ze szkoleniem na temat systemu, poradami księgowymi czy korzystaniem z zaawansowanych rozwiązań informatycznych dla dużych przedsiębiorstw. Warto pamiętać, że na rynku dostępnych jest wiele innych komercyjnych programów do wystawiania dokumentów sprzedaży. Korzystanie z nich może wiązać się z opłatami.
