E-Doręczenia – czym są, harmonogram wdrożenia, jak z nich korzystać?

E-Doręczenia to nowe rozwiązanie, które ma usprawnić komunikację na linii obywatel – administracja. Wymiana informacji przenosi się do sfery cyfrowej i wg ustawodawcy, poprawiając jakość usług publicznych. Pomimo wyzwań związanych z wdrożeniem, korzyści płynące z systemu e-doręczeń przeważają nad trudnościami, czyniąc go kluczowym elementem procesu cyfrowej transformacji państwa.

Sukces implementacji e-doręczeń będzie zależał od odpowiedniego przygotowania wszystkich uczestników systemu – od podmiotów publicznych, przez przedsiębiorców, po zwykłych obywateli. Konieczne będzie przeprowadzenie szeroko zakrojonych kampanii edukacyjnych oraz zapewnienie odpowiedniego wsparcia technicznego w okresie przejściowym.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to cyfrowa forma komunikacji między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną, która stanowi elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. System ten wprowadza nowoczesny sposób wymiany korespondencji urzędowej, który ma być równoważny z dotychczasowymi formami doręczania przesyłek, takimi jak przesyłka polecona za zwrotnym potwierdzeniem odbioru czy doręczenie osobiste.

Krajowy System Doręczeń Elektronicznych (KSDE) został zaprojektowany jako kompleksowe rozwiązanie, które ma usprawnić i zdigitalizować komunikację między różnymi podmiotami. Głównym celem systemu jest zwiększenie efektywności procesów administracyjnych oraz zapewnienie większej wygody dla obywateli i przedsiębiorców w kontaktach z urzędami.

Podstawy prawne systemu e-doręczeń

Funkcjonowanie e-doręczeń opiera się na solidnych fundamentach prawnych, które zapewniają bezpieczeństwo i skuteczność tego systemu komunikacji. Najważniejszymi aktami prawnymi regulującymi tę dziedzinę są:

1. Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) wraz z aktami wykonawczymi stanowi główną podstawę prawną dla funkcjonowania systemu. Ustawa określa zasady działania e-doręczeń, obowiązki podmiotów, procedury oraz warunki techniczne.
2. Rozporządzenie eIDAS – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, które stanowi europejską podstawę dla usług zaufania, w tym doręczeń elektronicznych.
4. Znaczenie ma również komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r., który określił termin wdrożenia rozwiązań technicznych na 1 stycznia 2025 r.

Rodzaje usług doręczeń elektronicznych

System e-doręczeń opiera się na dwóch głównych rodzajach usług:

1. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – ta usługa świadczona jest przez tzw. operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska S.A. Z tej formy usługi korzystają głównie podmioty publiczne oraz niektóre podmioty niepubliczne. Publiczna usługa charakteryzuje się wysokim poziomem bezpieczeństwa i jest ściśle kontrolowana przez państwo.
2. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – druga kategoria to usługa świadczona przez prywatnych dostawców usług zaufania. Ta opcja daje większą elastyczność wyboru dostawcy usługi, jednocześnie zachowując wymagane standardy bezpieczeństwa i wiarygodności.
3. Publiczna usługa hybrydowa (PUH) – dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano specjalną publiczną usługę hybrydową. W tym przypadku korespondencja ze strony podmiotów publicznych dociera do odbiorcy w formie papierowej, choć w systemach urzędów jest przechowywana i przetwarzana cyfrowo.
4. Baza adresów elektronicznych (BAE) – kluczowym elementem systemu e-doręczeń jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. BAE to centralny rejestr zawierający adresy elektroniczne wszystkich uczestników systemu. Dane przetwarzane w BAE identyfikują w sposób wystarczający podmiot, którego dotyczą, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i prywatność użytkowników. Baza zawiera zamknięte katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów:

• Podmioty publiczne – urzędy, instytucje państwowe, jednostki samorządu terytorialnego;
• Podmioty niepubliczne będące osobą fizyczną – obywatele, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego;
• Podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną – przedsiębiorcy, organizacje, fundacje, stowarzyszenia;

Kiedy wchodzą obowiązkowe e-doręczenia? Harmonogram wdrażania

Wprowadzanie obowiązku korzystania z e-doręczeń odbywa się etapami, zgodnie z precyzyjnie określonym harmonogramem:

Etap I – od 1 stycznia 2025 r.

Od tej daty obowiązek korzystania z e-doręczeń mają:

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy 

Placówki oświatowe i szkoły prowadzone przez jednostki samorządów terytorialnych oraz ministrów 

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, notariusze, biegli rewidenci, doradcy podatkowi) 

Etap II – od 1 kwietnia 2025 r.

Kolejna grupa podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu e-doręczeń to przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Etap III – od 1 października 2026 r.

Ten termin dotyczy przedsiębiorców, którzy dokonali wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) do 31 grudnia 2024 r.

Etap IV – do października 2029 r.

Do tego czasu wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, sądy, komornicy i prokuratura muszą w pełni przejść na korespondencję urzędową poprzez e-doręczenia.

Okres przejściowy

W celu zapewnienia płynnego wdrożenia systemu wprowadzono okres przejściowy trwający do końca 2025 r. W tym czasie podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych tylko wtedy, gdy odbiorca taki adres posiada. Jeżeli odbiorca nie posiada e-adresu, korespondencja może być nadal doręczana w tradycyjny sposób.

Czy fundacje muszą mieć adres do e-doręczeń?

Tak, fundacje mają obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń, ponieważ są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Obowiązek ten wynika z ustawy o doręczeniach elektronicznych i obejmuje wszystkie podmioty wpisane do KRS, niezależnie od formy działalności. Fundacje, które zostały zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku, muszą posiadać aktywny adres do e-doręczeń najpóźniej do 31 marca 2025 roku, natomiast nowo rejestrowane fundacje muszą go założyć już na etapie wpisu do KRS.

Czy firmy muszą mieć e-doręczenia?

Tak, obowiązek ten dotyczy wszystkich firm zarejestrowanych w KRS oraz – w dalszym etapie – jednoosobowych działalności gospodarczych zarejestrowanych w CEIDG. Spółki prawa handlowego muszą mieć założony adres do e-doręczeń do 31 marca 2025 roku, a podmioty rejestrowane po 1 stycznia 2025 roku – już na etapie rejestracji. Natomiast dla firm z CEIDG, które były zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku, obowiązek aktywacji adresu do e-doręczeń pojawi się dopiero z dniem 1 października 2026 roku. W praktyce oznacza to, że każda firma będzie musiała korzystać z cyfrowej skrzynki do kontaktów z urzędami.

Czy ZUS ma obowiązek korzystania z e-doręczeń?

Tak, Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako jednostka administracji publicznej ma obowiązek korzystania z systemu e-doręczeń w kontaktach zarówno z innymi instytucjami publicznymi, jak i z przedsiębiorcami. W związku z reformą doręczeń urzędowych ZUS przeszedł na system doręczeń kwalifikowanych, który zastępuje tradycyjne listy polecone i częściowo również dotychczasowe skrzynki ePUAP. Przedsiębiorcy mogą więc spodziewać się, że korespondencja z ZUS będzie trafiać do ich skrzynki e-doręczeń.

Jak sprawdzić, czy mam adres do e-doręczeń?

Adres do e-doręczeń można łatwo sprawdzić w ogólnopolskim rejestrze BADE (Baza Adresów Elektronicznych), dostępnym na stronie rządowej. Wystarczy wejść na: https://www.gov.pl/web/gov/sprawdz-adres-do-e-doreczen i podać numer NIP, REGON lub KRS. Rejestr ten działa podobnie do wykazu numerów VAT – umożliwia potwierdzenie, czy dany podmiot posiada aktywną skrzynkę e-doręczeń i umożliwia wysyłkę wiadomości urzędowej w formie cyfrowej.

Ile wynosi opłata za e-doręczenia?

Koszt wysłania jednej przesyłki za pośrednictwem systemu e-doręczeń wynosi 5 zł netto, czyli 6,15 zł brutto. Jest to stała opłata za każdą wiadomość nadaną przez przedsiębiorcę, odpowiadającą funkcjonalnie poleconemu listowi z potwierdzeniem odbioru. Odbieranie wiadomości jest bezpłatne. Dla podmiotów publicznych oraz sądów opłaty są pokrywane z budżetu państwa. Koszt ten może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu.

Jak zainstalować e-doręczenia?

System e-doręczeń nie wymaga instalacji w tradycyjnym sensie – działa w pełni online. Aby założyć skrzynkę e-doręczeń, należy wejść na stronę https://www.gov.pl/web/e-doreczenia, zarejestrować się i złożyć wniosek o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Proces wymaga weryfikacji tożsamości – można to zrobić przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po aktywacji skrzynka będzie dostępna przez przeglądarkę internetową, a powiadomienia o nowych wiadomościach będą wysyłane na e-mail.

Czy e-doręczenia to ePUAP?

Nie, e-doręczenia nie są tym samym co ePUAP i nie należy ich ze sobą mylić. Choć przez wiele lat ePUAP służył do komunikacji z urzędami, to od 2025 roku jego funkcję przejmuje nowy, bardziej bezpieczny system e-doręczeń, zgodny z przepisami unijnymi o doręczeniach kwalifikowanych. Skrzynka ePUAP nie spełnia wymogów stawianych przez ustawę o doręczeniach elektronicznych, dlatego podmioty publiczne i przedsiębiorcy muszą przejść na nowy system. W praktyce oznacza to obowiązek posiadania osobnej, nowoczesnej skrzynki – niezależnej od ePUAP.

Podsumowanie

System e-doręczeń to jedna z najważniejszych reform administracyjnych w Polsce, która znacząco zmienia sposób komunikacji między przedsiębiorcami, fundacjami, instytucjami publicznymi i obywatelami. Od 2025 roku większość firm i organizacji – w tym fundacje, spółki z KRS oraz w kolejnych latach także JDG z CEIDG – będzie zobowiązana do posiadania aktywnego adresu do e-doręczeń. Nowy system zastępuje dotychczasowy ePUAP i tradycyjne listy polecone, oferując bezpieczne, cyfrowe doręczanie pism z potwierdzeniem odbioru.

Dla wielu podmiotów oznacza to konieczność weryfikacji statusu e-doręczeń, założenia skrzynki oraz przeszkolenia pracowników z obsługi nowego narzędzia. Choć wiąże się to z pewnym wysiłkiem organizacyjnym, e-doręczenia to także krok w stronę większej transparentności, oszczędności czasu i kosztów oraz zgodności z unijnymi regulacjami. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie wdrożą to rozwiązanie, unikną problemów z korespondencją urzędową i kar administracyjnych wynikających z niedopełnienia obowiązku.