KSeF a wynajem mieszkań od 2026 roku – co zmienia się dla właścicieli?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dla wielu grup podatników, w tym także właścicieli wynajmujących mieszkania.

Zmiany te szczególnie dotyczą fakturowania najmu firmom, a dla najmu prywatnego obowiązki są nieco inne. Warto więc już teraz wiedzieć, jakie nowe regulacje wpłyną na właścicieli mieszkań i jak się do nich przygotować.

Kto musi wystawiać e-faktury w KSeF?

Najważniejszym kryterium jest status najemcy:

• Najem firmom (B2B) – jeśli wynajmujesz mieszkanie spółce lub przedsiębiorcy, od 1 kwietnia 2026 r. musisz wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia z VAT. Faktury wystawiane firmom będą musiały zawierać numer NIP, dlatego właściciele dotychczas rozliczający się wyłącznie na PESEL powinni już rozważyć wyrobienie NIP-u.
• Najem osobom prywatnym (B2C) – w przypadku wynajmu prywatnego obowiązek korzystania z KSeF nie będzie dotyczył właścicieli mieszkań, którzy wystawiają faktury imienne lub rachunki na prośbę najemcy. W większości przypadków, jeśli najem nie jest opodatkowany VAT, nie trzeba w ogóle wystawiać faktur ani korzystać z KSeF.

Zwolnienia z VAT i ich wpływ na KSeF

Wynajem mieszkania na cele mieszkaniowe korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. Ponadto istnieje zwolnienie podmiotowe, którego limit od 1 stycznia 2026 r. wynosi 240 000 zł rocznie. To oznacza, że jeśli Twoje przychody z najmu nie przekraczają tego limitu, możesz być zwolniony z VAT i nie mieć obowiązku wystawiania faktur, a więc i korzystania z KSeF — o ile Twoim najemcą jest osoba prywatna.

Jednakże od 2026 roku nawet podatnicy zwolnieni (w tym z tytułu najmu) mogą być zobowiązani do wystawienia faktury elektronicznej w KSeF, jeśli najemcą jest firma żądająca faktury. W praktyce oznacza to, że właściciele wynajmujący firmom będą musieli korzystać z KSeF niezależnie od zwolnienia z VAT.

Terminy wdrożenia i sankcje

• Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla największych podatników (np. firm o obrotach powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
• Od 1 kwietnia 2026 r. większość właścicieli wynajmujących firmom będzie musiała wystawiać e-faktury przez KSeF.
• Mikroprzedsiębiorcy mają dodatkowy okres przejściowy, lecz nie wszyscy wynajmujący się w nim mieszczą.
• Za niedostosowanie się do wymogów KSeF grożą kary pieniężne, które jednak w pierwszym okresie obowiązywania systemu mają być zawieszone, by dać czas na adaptację.

Jak przygotować się do zmian?

1. Sprawdź status swoich najemców – jeśli wynajmujesz firmom, KSeF Cię obowiązuje.
2. Wyrobienie NIP – jeśli dotąd rozliczałeś się tylko na PESEL, pomyśl o uzyskaniu NIP-u.
3. Wybór narzędzi do fakturowania – możesz korzystać z darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów lub zintegrowanego programu księgowego, który obsłuży KSeF automatycznie.
4. Ustalenie kanału odbioru faktur – od 2026 r. firmy będą pobierać faktury wyłącznie z KSeF, więc trzeba przygotować się do ich elektronicznego odbioru.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to ważna zmiana dla właścicieli mieszkań na wynajem, zwłaszcza tych współpracujących z firmami. Obowiązek e-fakturowania w KSeF obejmie wszystkich wynajmujących B2B już od kwietnia 2026 roku, niezależnie od zwolnień VAT. Najem prywatny pozostaje w dużej mierze poza tym obowiązkiem, o ile nie wystawia się faktur na żądanie. Warto już dziś przygotować się do zmian, by uniknąć problemów podatkowych i skorzystać z wygodnych narzędzi dostępnych na rynku.