Nierejestrowana działalność gospodarcza – wszystko, co musisz wiedzieć

Wykonujesz drobne projekty krawieckie, tworzysz torty artystyczne, a może sprzedajesz coś przez internet albo udzielasz lekcji języka włoskiego? To może oznaczać, że Twoje przychody pozwalają Ci na otwarcie nierejestrowanej działalności gospodarczej.

Działalność gospodarcza ma charakter zarobkowy, jest prowadzona we własnym imieniu, w sposób nieprzerwany i zorganizowany. Takie same cechy posiada działalność nierejestrowa (albo nierejestrowana), ale niskie przychody zwalniają ją z obowiązku rejestracji firmy w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Jest to plus prowadzenia NDG, która eliminuje też obowiązek opłacania składek społecznych i zdrowotnych z tytułu działalności gospodarczej, zaliczek na podatek oraz VAT. Należy jednak pamiętać o obowiązkach płynących z działalności: dokumentowanie sprzedaży, rozliczanie przychodów, wystawianie faktur i przestrzeganie praw konsumentów. Każda działalność gospodarcza, niezależnie od przychodu, podlega obowiązkowym kontrolom, nierejestrowana również. Stąd, możliwe kontrole Sanepidu lub urzędu, czy nadzór nad przestrzeganiem ustawy o danych osobowych.

Kiedy działalność gospodarcza wymaga rejestracji?

Działalność gospodarcza musi być obowiązkowo zarejestrowana, gdy przekroczone zostaną przychody z jej prowadzenia. Ustawodawca jasno określa, że pomimo generowania niskich przychodów istnieją sytuacje, w których nierejestrowana działalność gospodarcza musi zostać zaewidencjonowana. Dzieje się tak w przypadku, gdy:

• prowadzona przez Ciebie firma wymaga koncesji, zezwolenia lub wpisana do rejestru działalności regulowanej (np. sprzedaż alkoholu, firma detektywistyczna, pośrednictwa ubezpieczeniowe),
• Twoja firma została określona mianem działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o Prawie przedsiębiorców.

W sytuacji, gdy okaże się, że DG wygenerowała większe przychody niż 75 procent minimalnego wynagrodzenia, czas na jej zarejestrowanie to 7 dni.

Działalność nierejestrowana i związane z nią formalności

Działalność nierejestrowana przeznaczona jest jedynie dla osób fizycznych. Aby w ogóle móc ją założyć, nie należy prowadzić NDG przez 60 miesięcy. Nierejestrowana działalność gospodarcza nie wymaga wpisu do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), a prowadząc ją nie musimy płacić składek zdrowotnych czy społecznych, jednak mamy obowiązek opłacania podatku dochodowego.

Koszty w działalności nierejestrowanej

Za założenie nierejestrowanej działalności gospodarczej nie wnosimy żadnych opłat. Jedyne koszty związane są z opłatą na podatek dochodowy. Kapitał początkowy, który wniesiemy do działalności będzie zależał od tego, co w jej ramach chcemy robić i jakie usługi oferować.

Limit przychodu przy nierejestrowanej działalności gospodarczej

Działalność gospodarcza może być nierejestrowana, gdy jej przychody nie przekraczają 75 procent minimalnego wynagrodzenia w danym roku. Oznacza to, że wszystkie działalności, które przekroczą ten pułap, muszą zostać zarejestrowane. Przykład: Jeśli od 1 lipca 2023 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 3600 złotych brutto, to działalność nierejestrowa nie może przekroczyć 1800 złotych brutto. Wzrost minimalnego wynagrodzenia zwiększa limit przychodu. Płaca minimalna w 2024 ma wzrosnąć do 4100 złotych brutto. W ten sposób zwiększa się limit przychodu przy nierejestrowanej działalności gospodarczej — w tym przypadku wyniesie 2050 złotych brutto.

Pracę na etacie (umowa o pracę, umowa zlecenie lub o dzieło), możesz swobodnie łączyć z prowadzeniem nierejestrowanej działalności gospodarczej. Osiągnięte przez Ciebie wynagrodzenia nie są sumowane. Nie ma więc obaw o szybkie i znaczące przekroczenie limitu. Należy również pamiętać, że przychód dochód. Limit nie jest więc określeniem ostatecznych zarobków, ale ogólnych przychodów przed odliczeniem kwot podatków i innych opłat.

Limit przychodu w 2023 roku

W związku z nadchodzącymi zmianami, w 2023 roku przedsiębiorcy na nierejestrowanej działalności gospodarczej będą mogli zarobić trochę więcej niż w poprzednich latach. Dlaczego? Nie tylko dzięki wzrostowi płacy minimalnej, ale również dlatego, że od lipca tego roku limit przychodu przy NDG ma zwiększyć się z 50 do 75% podstawowego wynagrodzenia. Ta kwestia nadal pozostaje nierozstrzygnięta. Pozostaje cierpliwa i wnikliwa obserwacja projektów ustaw.

Działalność nierejestrowana – limit przychodu 2024

Wraz z kolejnym wzrostem minimalnego wynagrodzenia, zwiększa się limit przychodu z działalności nierejestrowanej. Wiemy już, że od lipca 2023 wynosi on 75% minimalnej krajowej, dlatego wraz z początkiem 2024 roku kwota limitu przedstawia się następująco: 3181,50 złotych (o 481,50 złotych więcej niż aktualnie). Z kolei od 1 lipca 2024, po kolejnej podwyżce wynagrodzeń, osiągnie ona poziom 3225 złotych. Aby w dalszym ciągu prowadzić działalność nieewidencjonowaną, miesięczne przychody firmy nie mogą przekroczyć tego pułapu.

Narzędzia uproszczonej ewidencji sprzedaży

Jednym z obowiązków, który spoczywa na przedsiębiorcy przy NDG jest ewidencja sprzedaży. Jest to ewidencja uproszczona, która może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest to, aby dzięki niej właściciel firmy kontrolował ewentualne przekroczenie limitu przychodów. Podsumowanie sprzedaży powinno zawierać transakcje z danego dnia z uwzględnieniem daty, liczby towarów lub usług oraz ich wartości. Oprócz ewidencji papierowej (np. tworzonej w specjalnych skoroszytach do ewidencjonowania), zestawienia sprzedaży można dokonywać w formie tabel w arkuszach kalkulacyjnych. Najprostszym arkuszem jest Excel lub arkusz Google. Możesz również skorzystać z dostępnych w wyszukiwarce przykładowych wzorów ewidencji sprzedaży.

Potwierdzenia wykonania usługi

Nierejestrowana działalność gospodarcza zwalnia z wystawiania faktur, jednak na żądanie klienta usługodawca ma obowiązek jej wystawienia. Co powinno się w niej znaleźć? Przede wszystkim data wystawienia oraz dane usługodawcy i nabywcy. Poza tym, na fakturze musi widnieć jej kolejno nadany numer, nazwa towaru wraz z ilością, ceną i ogólną kwotą należności. O taki dokument klient może poprosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonana była usługa lub płatność (chociażby w części) została uregulowana.

Kasa fiskalna

Ustawodawca mówi o braku obowiązku używania kasy fiskalnej w przypadku, gdy obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie był wyższy niż 20 000 złotych. Niniejsza zasada dotyczy wszystkich działalności gospodarczych, w tym nierejestrowanej. Jeśli jednak podmiot gospodarczy zajmuje się sprzedażą towarów lub usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania (np. sprzęt radiowy, nadwozia, perfumy i wody toaletowe), musi z kasy fiskalnej korzystać.

Podatek oraz VAT a działalność nierejestrowana

Prowadzenie działalności o niskich przychodach nie zwalnia przedsiębiorcy z opłacania składek na podatek dochodowy. Są one jednak wykazywane w rocznym rozliczeniu podatkowym, a nie miesięcznym czy kwartalnym. W przypadku podatku VAT, ustawa o podatku od towarów i usług mówi o tym, że prowadzenie działalności gospodarczej to korzystanie z określonych towarów i wartości niematerialnych do celów zarobkowych. Działalność nierejestrowana jest tego częścią, dlatego jej właściciel ma obowiązek opłacania podatku VAT. Oczywiście, przysługuje mu prawo ubiegania się o zwolnienie z tej opłaty — w tym przypadku każdy przedsiębiorca powinien zaczerpnąć informacji odnośnie do ulg indywidualnie.

RODO w nierejestrowanej działalności gospodarczej

RODO (czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych) to rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które zapewnia bezpieczeństwo ich przetwarzania i gromadzenia. Jeśli zastanawiasz się, czy przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej musisz wdrażać w swojej firmie te zasady, to odpowiedź brzmi: TAK. RODO mają obowiązek stosować wszystkie podmioty, które w ramach swojej działalności przetwarzają dane osobowe. NDG również się z tym wiąże, bo stwarza sytuacje, w których firma będzie miała do czynienia z personaliami klientów. Na co więc zwrócić uwagę? Najprościej będzie poszukać informacji w sieci. Na początek dokładnie przeanalizuj rozporządzenie dotyczące RODO, zajrzyj do ustawy, a następnie zwróć uwagę na to, jakie dane gromadzisz, gdzie je przechowujesz i kto ma do nich dostęp. Wszystkie dane personalne należy odpowiednio zabezpieczyć.

Działalność nierejestrowana w pigułce