Co to jest pakiet ViDA i jak wpłynie na biznes?

Komisja Europejska przygotowuje rewolucyjną reformę systemu VAT, która fundamentalnie zmieni sposób rozliczania podatku od towarów i usług w całej Unii Europejskiej. Pakiet ViDA (VAT in the Digital Age), którego wdrażanie rozpocznie się w 2028 roku, wprowadzi obowiązkowe cyfrowe raportowanie w czasie rzeczywistym oraz e-fakturowanie w transakcjach B2B. Ta najbardziej ambitna modernizacja europejskiego systemu podatkowego od dziesięcioleci ma na celu zamknięcie luki VAT szacowanej na 61 miliardów euro rocznie.

Dla polskich przedsiębiorców oznacza to konieczność gruntownej przebudowy procesów księgowych i inwestycji w nowe systemy IT. Firmy będą musiały przesyłać dane o każdej fakturze bezpośrednio do organów podatkowych, co z jednej strony uprości rozliczenia transgraniczne i zmniejszy obciążenia administracyjne, z drugiej jednak wymusi znaczne nakłady na adaptację technologiczną. Eksperci szacują, że przedsiębiorstwa mają około trzech lat na przygotowanie się do tej transformacji, która definitywnie przeniesie europejski biznes w erę cyfrową.

Czym jest pakiet ViDA?

Pakiet ViDA (VAT in Digital Age) to unijna inicjatywa legislacyjna, przedstawiona przez Komisję Europejską 8 grudnia 2022 roku. Proces legislacyjny toczył się w latach 2024-2025, a pełne wdrożenie zaplanowano na 2028 rok. Nowe przepisy wprowadzają obowiązkowe e-fakturowanie na terenie UE, a do głównych założeń reformy należą:

• Modernizacja systemu VAT – dostosowanie go do wyzwań gospodarki cyfrowej;
• Podniesienie efektywności – zwiększenie wpływów fiskalnych i ograniczenie luki VAT (szacowanej na ok. 11 mld EUR rocznie);
• Przeciwdziałanie nadużyciom – poprzez wzmocnienie przejrzystości transakcji;
• Uproszczenie procedur – szczególnie dla MŚP prowadzących sprzedaż transgraniczną;

Fundamenty reformy ViDA

Aby skutecznie wdrożyć nowy model rozliczeń VAT, reforma ViDA opiera się na trzech kluczowych elementach:

• Cyfrowe raportowanie transakcji (DRR) – Przedsiębiorcy będą musieli zgłaszać transakcje B2B i B2C w quasi-czasie rzeczywistym (maks. 2 dni robocze od sprzedaży). 
• Dane przesyłane w ujednoliconym formacie (prawdopodobnie XML) umożliwią fiskusowi automatyczną weryfikację i analizę.
• Zintegrowana Platforma Cyfrowa – Powstanie scentralizowane repozytorium gromadzące dane o transakcjach VAT ze wszystkich krajów członkowskich. System automatycznie wykryje rozbieżności, zapewniając organom podatkowym natychmiastowy wgląd, co przyspieszy procesy kontrolne.

Cele ViDA – transformacja cyfrowa jako motor modernizacji

Wspomniane wcześniej założenia pakietu ViDA stanowią jedynie punkt wyjścia – pełny obraz zmian wymaga pogłębionej analizy. Kluczowe kierunki reformy obejmują:

1. Cyfrowa rewolucja w sprawozdawczości VAT – przełomowym elementem jest zastąpienie tradycyjnych metod jednolitym standardem raportowania cyfrowego. Nowe regulacje nakładają na podatników obowiązek przesyłania organom skarbowym ustandaryzowanych danych elektronicznych o każdej dokonanej transakcji. Naturalną konsekwencją będzie powszechny obowiązek e-fakturowania w handlu transgranicznym.

2. Regulacja gospodarki platform cyfrowych – reforma bezpośrednio odpowiada na wyzwania sektorów opartych na modelu platformowym. Przewidziano aktualizację zasad VAT, by:

• Zapewnić równy rynek dla wszystkich podmiotów,
• Dokładnie określić miejsce opodatkowania usług,
• Wzmocnić odpowiedzialność platform za pobór podatku – szczególnie w sektorach krótkoterminowego najmu (np. Airbnb) i transportu osób (np. Uber).

3. Uproszczenie rejestracji w handlu transgranicznym – kluczową zmianą jest redukcja biurokratycznych barier. ViDA znacząco ograniczy konieczność odrębnej rejestracji VAT w każdym kraju sprzedaży. Rozbudowa istniejących mechanizmów (OSS – jednolity system rejestracji, IOSS – system dla importu, odwrócone obciążenie) uwolni przedsiębiorców od wieloletnich proceduralnych obciążeń.

Etapowy harmonogram wdrożeniowy

Realizacja pakietu ViDA odbędzie się w trzech fazach kalendarzowych, uwzględniających potrzebę adaptacji przedsiębiorstw:

• Etap I (2028): Obowiązkowe uruchomienie cyfrowego raportowania transakcji (DRR) dla sprzedaży krajowej na terenie UE, wymuszające na firmach aktualizację systemów księgowych.
• Etap II (2030): Rozszerzenie mechanizmu DRR na transakcje transgraniczne, co oznacza konieczność dostosowania procedur dla handlu międzynarodowego.
• Etap III (2035): Finalizacja procesu – pełna implementacja wszystkich komponentów ViDA w unijnym systemie podatkowym, w tym zaawansowanej platformy cyfrowej.

Jak ViDA wpłynie na firmy? 

Pakiet ViDA (VAT in the Digital Age) to jeden z najważniejszych projektów reformy podatkowej w Unii Europejskiej od czasu wprowadzenia VAT. Jego celem jest dostosowanie systemu podatkowego do realiów gospodarki cyfrowej i zwiększenie efektywności rozliczeń transgranicznych. Choć nowe przepisy przyniosą firmom szereg korzyści, wiążą się także z konkretnymi wyzwaniami organizacyjnymi i technologicznymi.

ViDA to realna szansa na usprawnienie rozliczeń podatkowych, poprawę efektywności i ograniczenie ryzyka błędów. Jednocześnie jednak każda firma będzie musiała poważnie podejść do planowania wdrożenia, traktując nadchodzące zmiany nie jako formalność, lecz element transformacji operacyjnej. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie przygotują się do reformy, zyskają przewagę konkurencyjną i unikną kosztownych przestojów.

Pozytywne efekty reformy ViDA

• Uproszczenie rozliczeń VAT – jednym z głównych założeń ViDA jest rozszerzenie modelu OSS (One Stop Shop), który umożliwia firmom rozliczanie VAT z tytułu transakcji wewnątrzunijnych w jednym państwie członkowskim. Dzięki temu przedsiębiorstwa unikną konieczności rejestracji do VAT w wielu krajach UE, co znacząco obniży koszty obsługi podatkowej.
• Zmniejszenie obowiązków administracyjnych – ViDA wprowadza obowiązek e-fakturowania i raportowania w czasie rzeczywistym, co zastępuje żmudne raporty okresowe i deklaracje składane z opóźnieniem. Dane będą trafiały bezpośrednio do administracji skarbowej, co pozwoli zautomatyzować część obowiązków związanych z kontrolą i sprawozdawczością.
• Większa przejrzystość w transakcjach transgranicznych – wprowadzenie ujednoliconych standardów raportowania we wszystkich państwach UE to istotny krok w stronę transparentności. Organy podatkowe szybciej wykryją nieprawidłowości, a przedsiębiorcy będą działać w bardziej przewidywalnym środowisku podatkowym. To korzystna zmiana dla firm uczciwie działających na rynku międzynarodowym.

Wyzwania, które trzeba uwzględnić

Koszt wdrożenia e-fakturowania – nowe przepisy będą wymagały od firm inwestycji w infrastrukturę informatyczną, integracji z systemami e-fakturowania oraz dostosowania do wymogów krajowych platform, takich jak polski KSeF (Krajowy System e-Faktur). To koszt, który szczególnie odczują mniejsze przedsiębiorstwa.

• Konieczność dostosowania systemów księgowych i ERP – dział księgowości oraz zespoły IT będą musiały przeprowadzić aktualizacje systemów ERP i finansowych, wdrożyć nowe procedury oraz zapewnić zgodność danych z wymaganiami ViDA. Konieczne będą również testy, audyty i szkolenia pracowników, by uniknąć błędów w przesyłaniu danych.
• Zmiana procesów w e-commerce i na platformach cyfrowych – firmy działające w modelu e-commerce lub wykorzystujące platformy pośredniczące (np. marketplace’y, serwisy ogłoszeniowe) będą musiały dostosować swoje modele działania – np. do sytuacji, gdy platforma stanie się zobowiązana do pobrania i rozliczenia VAT w imieniu sprzedawcy. To fundamentalna zmiana dla wielu biznesów działających transgranicznie.

Dla kogo ViDA będzie szczególnie istotne?

Wdrożenie pakietu ViDA (VAT in the Digital Age) będzie miało zróżnicowany wpływ na przedsiębiorstwa, w zależności od charakteru ich działalności, modelu sprzedaży oraz zakresu terytorialnego operacji. Choć ViDA ma na celu ułatwienie i uproszczenie rozliczeń VAT w skali europejskiej, dla wielu firm oznacza to istotne zmiany proceduralne i technologiczne. 

W szczególności dotyczy to podmiotów aktywnych na wielu rynkach, które muszą z wyprzedzeniem zaplanować strategię wdrożeniową, przeanalizować ryzyka i odpowiednio dostosować infrastrukturę technologiczną. W dłuższej perspektywie reforma może jednak przynieść wymierne korzyści – uproszczony system podatkowy, redukcję obowiązków administracyjnych i większą przejrzystość transakcji w środowisku cyfrowym. Choć reforma obejmie całą Unię Europejską, jej znaczenie będzie szczególnie istotne dla czterech głównych grup podmiotów:

Podmioty z branży e-commerce i B2C prowadzące sprzedaż w UE

Firmy realizujące sprzedaż towarów i usług na rzecz konsumentów w różnych państwach członkowskich znajdą się w centrum zmian. ViDA zakłada dalszą automatyzację rozliczeń VAT, a także poszerzenie zakresu obowiązkowego e-fakturowania i raportowania w czasie rzeczywistym. Przedsiębiorstwa z sektora e-commerce będą musiały dostosować swoje systemy do nowych formatów wymiany danych oraz bieżącego raportowania transakcji międzynarodowych. Jednocześnie uproszczenia w rozliczeniach transgranicznych mogą przynieść istotne korzyści operacyjne i finansowe.

Firmy prowadzące działalność transgraniczną

Przedsiębiorstwa świadczące usługi lub dostarczające towary do klientów w różnych krajach UE (zarówno w modelu B2C, jak i B2B) powinny przygotować się na wdrożenie nowych reguł rozliczania podatku VAT. ViDA przewiduje uproszczenia takie jak rozszerzenie systemu One Stop Shop (OSS), które pozwolą ograniczyć konieczność rejestracji VAT w wielu krajach. Równocześnie jednak wymusza to większe zaangażowanie w integrację systemów księgowych z europejskimi standardami e-dokumentacji i raportowania.

Platformy pośredniczące (interfejsy elektroniczne)

Marketplace’y oraz cyfrowe platformy pośredniczące w dostarczaniu towarów lub usług staną się, w świetle reformy, „uznanymi dostawcami”. Oznacza to, że w wielu przypadkach to właśnie one będą odpowiedzialne za naliczenie i odprowadzenie podatku VAT w imieniu sprzedawców. Taka zmiana wymagać będzie modyfikacji zarówno procesów księgowych, jak i warstwy prawnej – w tym umów z partnerami biznesowymi oraz systemów rozliczeniowych.

Działy księgowości, finansów i compliance

Odpowiedzialność za wdrożenie zmian wynikających z ViDA spocznie w dużej mierze na działach finansowo-księgowych oraz zespołach ds. zgodności. Oprócz technicznego dostosowania systemów ERP do wymogów e-fakturowania i e-reportingu konieczne będzie wdrożenie nowych procedur kontrolnych, szkoleń dla pracowników oraz bieżąca weryfikacja przepisów implementowanych przez poszczególne państwa członkowskie.

Podsumowanie

Reforma VAT w ramach pakietu ViDA to jeden z najważniejszych kroków Unii Europejskiej w kierunku pełnej cyfryzacji systemu podatkowego. Jej celem jest nie tylko ograniczenie luki VAT i uproszczenie rozliczeń transgranicznych, ale również dostosowanie przepisów do współczesnej gospodarki cyfrowej.

Zmiany obejmą m.in. obowiązkowe e-fakturowanie, raportowanie transakcji niemal w czasie rzeczywistym, nowe zasady dla platform cyfrowych oraz rozszerzenie systemu OSS. Dla firm oznacza to zarówno szanse na uproszczenie procesów i redukcję kosztów administracyjnych, jak i konieczność dostosowania systemów, procedur i zespołów do nowego porządku prawno-technologicznego.

Na reformie szczególnie skorzystają firmy z sektora e-commerce, platformy pośredniczące i przedsiębiorstwa prowadzące działalność transgraniczną. Jednak aby wykorzystać potencjał ViDA, konieczne będzie odpowiednie przygotowanie – zarówno od strony IT, jak i organizacyjnej. Przejście na cyfrowy model VAT to nie tylko zmiana przepisów – to transformacja podejścia do zarządzania podatkami w całej Unii Europejskiej. Firmy, które zareagują odpowiednio wcześnie, mogą uzyskać realną przewagę konkurencyjną.