Zmiany w kasach fiskalnych – od 1 lipca 2025 

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania dokumentów potwierdzających transakcje. Te podstawowe obowiązki ewidencyjne stanowią fundament prawidłowego funkcjonowania systemu podatkowego oraz zapewniają transparentność obrotu gospodarczego.

Od 1 lipca 2025 roku wchodzą w życie istotne zmiany dotyczące kas fiskalnych, które mają na celu dalsze uszczelnienie systemu VAT w Polsce. Głównym założeniem tych modyfikacji jest zwiększenie kontroli nad przepływem towarów i usług, uproszczenie procesów kontrolnych prowadzonych przez organy skarbowe oraz przyspieszenie cyfryzacji polskiej gospodarki. Zmiany te wpisują się w szerszy plan modernizacji systemu podatkowego, który już wcześniej obejmował wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz obowiązku stosowania kas fiskalnych online.

Kto musi mieć kasę fiskalną w 2025?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w 2025 roku dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wśród branż, które muszą bezwzględnie stosować kasy, znajdują się m.in. gastronomia, motoryzacja (w tym warsztaty i stacje diagnostyczne), usługi fryzjerskie i kosmetyczne, placówki medyczne czy firmy budowlane. 

Co istotne, większość nowych firm od samego początku działalności musi korzystać z tzw. kas online, które przesyłają dane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Zwolnienia z obowiązku mogą dotyczyć tylko wąskich przypadków – np. gdy sprzedaż jest prowadzona wyłącznie z użyciem przelewów i nie przekracza określonego limitu rocznego. Jednak w kontekście cyfryzacji i integracji z KSeF, nawet te wyjątki z czasem mogą zostać ograniczone.

Faktura z kasy? Tylko jako informacja – nie dokument VAT

Najbardziej znaczącą zmianą wprowadzoną od 1 lipca 2025 roku jest zakończenie możliwości wystawiania pełnoprawnych faktur VAT bezpośrednio z kas fiskalnych. Do tej pory przedsiębiorcy mogli korzystać z uproszczonej procedury, w ramach której kasa fiskalna generowała dokument spełniający jednocześnie funkcję paragonu fiskalnego oraz faktury VAT.

Po wejściu w życie nowych przepisów sytuacja ulegnie diametralnej zmianie. Przedsiębiorca, który wcześniej mógł ograniczyć się do wystawienia jednego dokumentu z kasy fiskalnej, będzie zobowiązany do realizacji dwuetapowego procesu. W pierwszej kolejności musi wystawić standardowy paragon fiskalny z kasy, potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży. Następnie, jeśli klient wymaga faktury VAT, przedsiębiorca będzie musiał wystawić osobny dokument – może to być tradycyjna faktura papierowa lub nowoczesna e-faktura w systemie KseF. W praktyce oznacza to, że:

• klient otrzyma paragon fiskalny jako dowód zakupu,
• a jeżeli potrzebuje faktury, musi otrzymać ją osobno – w formie papierowej lub e-faktury w KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Ta zmiana oznacza definitywne rozdzielenie funkcji ewidencyjnej paragonu fiskalnego od funkcji rozliczeniowej faktury VAT. Paragon pozostanie dokumentem potwierdzającym sprzedaż dla potrzeb ewidencji kas fiskalnych, natomiast faktura stanie się wyłącznie narzędziem rozliczeń podatkowych między kontrahentami. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania sprzedażowego i zmiany dotychczasowej rutyny.

Obowiązkowe kasy online i integracja z KseF

Zmiana wpisuje się w szerszy trend digitalizacji rozliczeń podatkowych. Już teraz wiele firm korzysta z tzw. kas online, które na bieżąco przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Nowe przepisy mają przyspieszyć integrację kas fiskalnych z systemem KSeF, eliminując ręczne wystawianie faktur z kas jako osobnych urządzeń.

Kogo zmiana dotknie najmocniej?

Choć zmiana dotyczy wszystkich podatników VAT korzystających z kas, to w szczególności wpłynie na firmy z sektora usługowego i detalicznego, m.in.:

• salony fryzjerskie i kosmetyczne;
• warsztaty samochodowe;
• punkty gastronomiczne;
• małe sklepy i punkty handlowe;

To branże, które często korzystają z funkcji „faktura z kasy” i nie posiadają rozbudowanych systemów sprzedażowo-księgowych.

Jakie będą skutki operacyjne?

Praktyczne konsekwencje wprowadzanych zmian będą odczuwalne w codziennej pracy przedsiębiorstw. Proces obsługi klienta wymagającego faktury VAT ulegnie wydłużeniu, ponieważ pracownik będzie musiał najpierw wystawić paragon fiskalny, a następnie przystąpić do generowania osobnej faktury w systemie zewnętrznym względem kasy fiskalnej.

To wydłużenie procedury może prowadzić do tworzenia się kolejek w punktach sprzedaży, szczególnie w godzinach szczytu. Klienci biznesowi, przyzwyczajeni do szybkiej obsługi, mogą odczuwać frustrację związaną z dłuższym czasem oczekiwania na kompletną dokumentację. Wprowadzenie zmian niesie za sobą szereg konsekwencji dla codziennej działalności:

wydłużenie procesu obsługi klienta, zwłaszcza w punktach z dużym ruchem,

konieczność wdrożenia systemu wystawiania e-faktur zgodnych z KSeF,

potrzeba przeszkolenia personelu,

większe znaczenie automatyzacji i integracji systemów kasowych z oprogramowaniem księgowym.

Korzyści dla administracji i systemu podatkowego

Z perspektywy organów skarbowych wprowadzane zmiany przyniosą znaczące korzyści w zakresie kontroli i monitorowania obrotów gospodarczych. Rozdzielenie funkcji paragonu fiskalnego i faktury VAT umożliwi pełną transparentność danych dotyczących każdej transakcji. Choć zmiana może wiązać się z przejściowymi trudnościami dla firm, jej cele są jasno określone:

• zwiększenie transparentności transakcji;
• eliminacja błędów i nadużyć w fakturowaniu;
• możliwość automatycznej weryfikacji danych przez organy skarbowe;
• docelowo – uproszczenie rozliczeń VAT i ograniczenie liczby kontroli;

Co powinni zrobić przedsiębiorcy?

W obliczu nadchodzących zmian przedsiębiorcy powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do nowej rzeczywistości. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy aktualnie używany system sprzedażowy jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur. Jeśli integracja nie istnieje lub jest niepełna, konieczne będzie podjęcie działań modernizacyjnych.

Kluczowe znaczenie ma wdrożenie sprawnych procedur wystawiania faktur poza systemem kasy fiskalnej. Przedsiębiorstwa muszą opracować standardy obsługi klientów wymagających faktur VAT, określić odpowiedzialności poszczególnych pracowników oraz ustanowić mechanizmy kontroli poprawności wystawianych dokumentów.

Niezbędne będzie zorganizowanie kompleksowych szkoleń dla całego personelu zajmującego się sprzedażą. Szkolenia powinny obejmować nie tylko aspekty techniczne obsługi nowych systemów, ale także zagadnienia prawne związane z e-fakturowaniem oraz aktualne obowiązki podatkowe. Pracownicy muszą zrozumieć znaczenie wprowadzanych zmian oraz konsekwencje nieprawidłowego wypełniania obowiązków ewidencyjnych.

Warto także rozważyć przeprowadzenie testów nowych procedur jeszcze przed 1 lipca 2025 roku. Symulacja rzeczywistych sytuacji biznesowych pozwoli zidentyfikować potencjalne problemy operacyjne i wprowadzić niezbędne korekty w organizacji pracy.

Podsumowanie

Zmiany w kasach fiskalnych wprowadzane od 1 lipca 2025 roku mogą wydawać się drobne z technicznego punktu widzenia, jednak ich wpływ na codzienną pracę przedsiębiorców będzie znaczący. Zakończenie możliwości wystawiania pełnoprawnych faktur VAT bezpośrednio z kas fiskalnych oznacza konieczność reorganizacji procesów sprzedażowych w tysiącach polskich firm.

Kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie się do nadchodzących zmian z wyprzedzeniem. 

Przedsiębiorcy, którzy już dziś rozpoczną proces dostosowywania swoich systemów i procedur, unikną problemów operacyjnych oraz potencjalnych sankcji po wejściu w życie nowych przepisów. Inwestycja w nowoczesne rozwiązania technologiczne i szkolenia pracowników zwróci się w postaci sprawniejszej obsługi klientów oraz pełnej zgodności z wymogami prawa podatkowego.

Wprowadzane zmiany wpisują się w szerszy trend cyfryzacji polskiej gospodarki i stanowią kolejny krok w kierunku pełnej transparentności obrotów gospodarczych. Choć początkowy okres dostosowawczy może być trudny, w dłuższej perspektywie nowe rozwiązania przyczynią się do uporządkowania systemu podatkowego oraz zwiększenia konkurencyjności polskich przedsiębiorstw.

FAQ: Kasy fiskalne

Od jakiej kwoty trzeba mieć kasę fiskalną?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczyła 20 000 zł brutto w danym roku podatkowym. Limit ten dotyczy tylko tych firm, które nie świadczą usług objętych obowiązkiem posiadania kasy niezależnie od obrotu. W wielu branżach – np. gastronomii, mechanice czy usługach kosmetycznych – kasa fiskalna wymagana jest bez względu na wysokość przychodu.

Ile kosztuje kasa fiskalna?

Ceny kas fiskalnych w 2025 roku zależą od rodzaju urządzenia. Prosta kasa online może kosztować od 800 do 1500 zł, natomiast bardziej zaawansowane modele z funkcjami integracji z systemami ERP i KSeF mogą sięgać nawet 3000–4000 zł. Wciąż dostępna jest ulga na zakup pierwszej kasy fiskalnej online – do 700 zł odliczenia od podatku VAT lub PIT.

Jakie są warunki posiadania kasy fiskalnej?

Aby kasa fiskalna spełniała obowiązujące wymogi, musi:

• być urządzeniem online (czyli mieć możliwość połączenia z CRK – Centralnym Repozytorium Kas);
• być zafiskalizowana przez serwisanta;
• posiadać aktualne oprogramowanie zgodne z wymogami MF (np. kompatybilność z KSeF);
• być regularnie raportowana i przechowywać dane zgodnie z przepisami;
• Użytkownik ma obowiązek wystawiać paragony dla każdej transakcji i prowadzić ewidencję zgodnie z wymogami ustawy o VAT;

Czy kasę fiskalną trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Tak. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, przedsiębiorca musi zgłosić zamiar jej użycia do właściwego urzędu skarbowego – najpóźniej na dzień przed fiskalizacją urządzenia. Po dokonaniu fiskalizacji przez serwis urządzenie musi zostać zarejestrowane w CRK. Niedopełnienie tych formalności może skutkować utratą prawa do ulgi oraz karami administracyjnymi.